So sparen Sie Geld bei Druckerwartung und Verbrauchsmaterial

An den heutigen geschäftigen Arbeitsplätzen sind Multifunktionsdrucker und Bürokopierer unverzichtbar. Mit diesen Geräten können Sie in Ihrem gesamten Unternehmen wichtige Bürodokumente kopieren, drucken, scannen und faxen.

Die tatsächlichen Kosten von Bürokopierern und Multifunktionsdruckern werden meist unterschätzt. Es ist wichtig zu lernen, wie Sie beim Einsatz des Kopierers in Ihrem Büro Kosten senken können, denn diese versteckten Kosten könnten Ihr Unternehmen mehr kosten, als Sie denken.


Ein tieferes Verständnis Ihres zuverlässigen Multifunktionsdruckers ist der erste Schritt zur Kontrolle Ihrer Bürotechnologiekosten.

Diese Maßnahmen können Sie ergreifen:

1. Richtlinien für die Büronutzung festlegen

Um die Effizienz zu maximieren und die Kosten zu minimieren, sollte jeder mit den Regeln und Vorschriften des Kopierbüros vertraut sein. Es ist wichtig, dass alle Benutzer von Bürokopierern diese Informationen kennen.

Um beim Kauf von Druckern und Kopiergeräten Geld zu sparen, beachten Sie die folgenden Empfehlungen:

• Wählen Sie beim Drucken immer den beidseitigen Druck.
• Der Einsatz von Farbdruck sollte eingeschränkt werden.
• Legen Sie Schwarzweiß oder Graustufen als Standard fest.
• Sie sollten nur die Seiten ausdrucken, die Sie benötigen, und nicht das gesamte Dokument.
• Achten Sie beim Drucken großer Mengen darauf, den geeigneten Drucker zu verwenden.
• Überwachen Sie, was auf Ihrem Drucker ausgedruckt wird.
• Schon durch die Anwendung einiger dieser Maßnahmen können Sie die Lebensdauer Ihres Bürokopierers erheblich verlängern.

2. Nutzen Sie nach Möglichkeit digitale Medien

Es dürfte keine Überraschung sein, dass die Anpassung an die digitale Umgebung für Ihr Unternehmen in Zukunft der vorteilhafteste Weg ist. Ein Beispiel wäre, notwendige Unterlagen an eine E-Mail anzuhängen, anstatt Papier durch Ausdrucken zu verschwenden.

Es stehen zahlreiche Filesharing-Dienste und -Software zur Verfügung, die den Anforderungen von Unternehmen jeder Größe gerecht werden.

Eine weitere praktikable Möglichkeit zum Verteilen von Papierdokumenten mithilfe von Druckern und Kopierern zum Verkauf ist die Verwendung eines Messenger-Systems. Slack, Microsoft Teams und Google Hangouts sind großartige Kommunikationslösungen, die Ihrem Team helfen, ständig miteinander in Kontakt zu bleiben.

Wenn mehr Menschen die digitale Kultur nutzen, werden Bürodruckerzubehöre günstiger. Papier, Toner und Tinte werden künftig nur noch für wirklich wichtige bürokratische Aufgaben und Anstrengungen verwendet. Durch die Umstellung auf digitale Lösungen können Sie kostspielige Reparaturen, Wartungen und den Austausch von Multifunktionsdruckern und Kopierern vermeiden.


3. Regelmäßig und rechtzeitig warten oder aktualisieren


Ein gut gewarteter Business-Kopierer wird auch dann noch einwandfrei funktionieren, wenn er Sie auf Probleme aufmerksam macht. Wenn Sie Probleme mit dem Kopierer haben, klicken Sie nicht einfach auf die Schaltfläche „Ablehnen“ und wechseln Sie zum nächsten Benutzer. Benachrichtigen Sie stattdessen die verantwortliche Person.


Sie sollten Ihren Mitarbeitern eine Liste der Warnmeldungen, eine Erläuterung ihrer Bedeutung sowie Anweisungen zur Lösung eventuell auftretender Probleme zur Verfügung stellen.


Wird die Behebung eines Problems so lange aufgeschoben, bis sich das Problem erheblich verschlimmert hat, kann dies zu kostspieligen Reparaturen oder sogar zum kompletten Austausch des Geräts führen.


Wenn Ihr Kopierer das Ende seiner Nutzungsdauer erreicht hat und mehr Probleme verursacht als er löst, ist es möglicherweise Zeit für ein Upgrade. Wenn Sie einen Kopierer benötigen, sollten Sie sich am besten an ein seriöses lokales Unternehmen wenden.