Στους πολυάσχολους χώρους εργασίας του σήμερα, οι εκτυπωτές πολλαπλών λειτουργιών και τα φωτοτυπικά μηχανήματα γραφείου είναι απαραίτητα. Σε όλη την επιχείρησή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις συσκευές για να δημιουργήσετε αντίγραφα, εκτυπώσεις, σαρώσεις και φαξ κρίσιμων εγγράφων γραφείου.
Το πραγματικό κόστος των φωτοαντιγραφικών μηχανημάτων γραφείου και των εκτυπωτών πολλαπλών λειτουργιών συνήθως υποτιμάται. Είναι σημαντικό να μάθετε πώς να μειώνετε το κόστος χρησιμοποιώντας το φωτοαντιγραφικό στο γραφείο σας, επειδή αυτά τα κρυφά έξοδα θα μπορούσαν να κοστίσουν στην επιχείρησή σας περισσότερο από όσο νομίζετε.
Η βαθύτερη κατανόηση του αξιόπιστου εκτυπωτή πολλαπλών χρήσεων είναι το πρώτο βήμα για να αναλάβετε το κόστος της τεχνολογίας γραφείου σας.
Αυτά είναι τα μέτρα που μπορείτε να λάβετε:1. Ορίστε οδηγίες για χρήση γραφείουΌλοι θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τους κανόνες και τους κανονισμούς του φωτοαντιγραφικού γραφείου προκειμένου να μεγιστοποιηθεί η αποτελεσματικότητα και να ελαχιστοποιηθεί το κόστος. Είναι ζωτικής σημασίας όλοι οι χρήστες φωτοτυπικών μηχανημάτων του γραφείου να γνωρίζουν αυτές τις πληροφορίες.
Για να σας βοηθήσουμε να εξοικονομήσετε χρήματα για τους εκτυπωτές και τα φωτοαντιγραφικά σας προς πώληση, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες συστάσεις:
- Κατά την εκτύπωση, επιλέγετε πάντα να εκτυπώνετε και στις δύο όψεις.
- Η χρήση έγχρωμης εκτύπωσης θα πρέπει να είναι περιορισμένη.
- Ορίστε το ασπρόμαυρο ή την κλίμακα του γκρι ως προεπιλογή.
- Θα πρέπει απλώς να εκτυπώσετε τις σελίδες που χρειάζεστε, όχι ολόκληρο το έγγραφο.
- Όταν εκτυπώνετε μαζικά, προσέξτε να χρησιμοποιήσετε τον κατάλληλο εκτυπωτή.
- Παρακολουθήστε τι εκτυπώνεται στον εκτυπωτή σας.
- Η χρήση έστω και μερικών από αυτά τα μέτρα θα παρατείνει σημαντικά τη διάρκεια ζωής του φωτοαντιγραφικού γραφείου σας.
2. Χρησιμοποιήστε ψηφιακά μέσα όπου είναι δυνατόνΔεν πρέπει να αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι η προσαρμογή στο ψηφιακό περιβάλλον είναι η πιο συμφέρουσα πορεία δράσης για την εταιρεία σας στο μέλλον. Ένα παράδειγμα θα ήταν να επισυνάψετε την απαραίτητη γραφική εργασία σε ένα email αντί για άχρηστο χαρτί εκτυπώνοντάς το.
Υπάρχει μια ποικιλία υπηρεσιών κοινής χρήσης αρχείων και λογισμικού που είναι διαθέσιμα για να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις των επιχειρήσεων όλων των μεγεθών.
Μια άλλη βιώσιμη επιλογή για τη διανομή εγγράφων σε χαρτί με χρήση εκτυπωτών και φωτοαντιγραφικών μηχανημάτων προς πώληση είναι η χρήση ενός συστήματος αγγελιοφόρων. Το Slack, το Microsoft Teams και το Google Hangouts είναι εξαιρετικές λύσεις επικοινωνίας που θα βοηθήσουν την ομάδα σας να παραμείνει σε συνεχή επαφή μεταξύ τους.
Τα υλικά εκτυπωτών γραφείου είναι φθηνότερα όταν περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν την ψηφιακή κουλτούρα. Το χαρτί, το τόνερ και το μελάνι θα προορίζονται στο εξής για πραγματικά κρίσιμες γραφειοκρατικές εργασίες και προσπάθειες. Με τη μετάβαση σε ψηφιακές λύσεις, μπορείτε να αποφύγετε δαπανηρές επισκευές, συντήρηση και αντικαταστάσεις πολυλειτουργικών εκτυπωτών και φωτοαντιγραφικών μηχανημάτων προς πώληση.
3. Συντήρηση ή αναβάθμιση τακτικά εγκαίρωςΈνα καλά συντηρημένο επαγγελματικό φωτοαντιγραφικό θα συνεχίσει να λειτουργεί καλά ακόμα και αφού σας ειδοποιήσει για προβλήματα. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με το φωτοαντιγραφικό, μην πατήσετε απλώς το κουμπί απόρριψης και προχωρήστε στον επόμενο χρήστη. Αντίθετα, ειδοποιήστε τον υπεύθυνο.
Θα πρέπει να παρέχετε στο προσωπικό σας μια λίστα ειδοποιήσεων, μια εξήγηση για το τι σημαίνει η καθεμία και ένα σύνολο οδηγιών για τον τρόπο επίλυσης τυχόν ζητημάτων που μπορεί να προκύψουν.
Οι δαπανηρές επισκευές ή ακόμα και η πλήρης αντικατάσταση του εξοπλισμού μπορεί να προκύψουν από την αναβολή της επιδιόρθωσης ενός προβλήματος έως ότου επιδεινωθεί σημαντικά.
Ίσως είναι καιρός να κάνετε αναβάθμιση εάν το φωτοαντιγραφικό έχει φτάσει στο τέλος της ωφέλιμης ζωής του και παράγει περισσότερα προβλήματα από αυτά που επιλύει. Εάν χρειάζεστε μια μηχανή αντιγραφής, το καλύτερο στοίχημά σας είναι να επιλέξετε μια αξιόπιστη τοπική επιχείρηση.